Tietosuojaseloste
Tässä dokumentissa on kuvattu seuraavien henkilötietorekisterien tietosuojaselosteet:
Kaikkia rekistereissä rekisterinpitäjä on:
Sitemedia / Officekoulutus Visio. Pasuunatie 4b A 22 00420 Helsinki.officekoulutus@gmail.com
Muut rekistereitä yhteisesti koskevat tiedot on mainittu täällä. Lisäksi dokumentissa kerrotaan evästeiden käytöstä tällä sivustolla.
Uutiskirje-rekisteri
Rekisterin nimi
Uutiskirje-rekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Hyödyllisen informaation tuottaminen Officekoulutus.fi-sivuston käyttäjille ja potentiaalisille asiakkaille
- Officekoulutus Vision palveluiden markkinointi sekä
- Liiketoiminnan kehittäminen ja suunnittelu
- Yhteydenpito
Rekisterin tietosisältö
- Sähköposti
- Etunimi
Säännönmukaiset tietolähteet
- Henkilöiden suostumuksella henkilöiltä itseltään
Tietojen säilytysaika
- Uutiskirjeen tilannut käyttäjä saa uutiskirjeitä niin kauan kun käyttäjä kuuluu Uutiskirje-rekisteriin.
- Käyttäjä voi poistua Uutiskirje-rekisteristä omatoimisesti koska vain klikkaamalla uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä.
Asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterin nimi
Asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Yhteydenpito asiakkaaseen
Rekisterin tietosisältö
- Henkilön nimi
- Henkilön sähköpostiosoite
- Mahdollisesti henkilön yritys
- Yhteydenoton aihe
Säännönmukaiset tietolähteet
- Pääosin asiakkaat antavat tietonsa itse Officekoulutus.fi-sivustolla olevien lomakkeiden välityksellä
- Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä.
- Lisäksi on mahdollista, että tietoja kerättäisiin ja päivitettäisin lisäksi Officekoulutus Vision yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisentai viimeisen markkinointitoimenpit een jälkeen kaksi vuotta.
Koulutusrekisteri
Rekisterin nimi
Koulutusrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Koulutusten suunnittelu asiakkaan tarpeiden perusteella
- Osallistujien jakaminen samantasoisiin ryhmiin
- Koulutuspalautteiden toimittaminen asiakkaalle
- Liiketoiminnan kehittäminen ja suunnittelu
Rekisterin tietosisältö
- Osallistujan nimi
- Osallistujan sähköposti
- Tilaajan Laskutusosoite*
*Voi asiakkaasta riippuen olla myös luonnollisen henkilön sähköpostiosoite
Säännönmukaiset tietolähteet
- Pääosin asiakkaat antavat tietonsa itse Officekoulutus.fi-sivustolla olevien lomakkeiden välityksellä
- Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä.
Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään koulutuksen päättymisen jälkeen enintään kahden vuoden ajan.
Kaikkia rekistereitä yhteisesti koskevat tiedot
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Käytämme luotettavia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn tukena muun muassa IT -järjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä.
Nämä asiantuntijat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.
Emme luovuta Officekoulutus Vision asiakastietoja palveluiden tuotantoon osallistuvien osapuolien ulkopuolelle ilman lakisääteistä perustetta.
Olemme varmistaneet, että kaikki henkilötietojasi käsittelevät tahot noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Seuraavat palveluntarjoajat vastaavat tietojen teknisestä käsittelystä ja tallentamisesta
- Suomalainen hosting-palveluiden tarjoaja
- Mailchimp (Uutiskirje-palvelu)
- Google (Verkkosivujen analytiikka)
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietojen tietoteknisessä säilyttämis- ja prosessointitarpeessa, esimerkiksi käytettäessä pilvipohjaisia sovelluspalveluita.
Henkilötietoja käytetään tällöin ainoastaan Officekoulutus Vision omaan tarpeeseen, joka on kuvattu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4 ”Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja säilytysaika”.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tärkeää.
- Järjestelmä, jonne tässä dokumentissa mainittujen rekistereiden henkilötietoja tallennetaan, on salasanasuojauksen takana.
- Järjestelmä sisältää eriasteisia käyttöoikeuksia, ja vain tietyt ennaltamääritetyt tahot pääsevät katsomaan henkilötietoja.
- (Esimerkiksi kouluttaja pääsee katsomaan esitietolomakkeiden vastauksia voidakseen suunnitella mahdollisimman hyvän koulutuksen ja jakaa osallistujat samantasoisiin ryhmiin.)
- Järjestelmä on käyttää SSL-protokollaa liikenteen salaamiseksi käyttäjien selaimen ja järjestelmän välillä
Rekisteröidyn oikeudet
TarkistusoikeusHenkilöillä on oikeus tarkistaa hänestä tallentamamme henkilötiedot. Mikäli henkilö havaitsee tiedoissaan virheellisyyksiä tai puutteita, voi hän pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
VastustamisoikeusSinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.
SuoramarkkinointikieltoSinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
Hankimme verkkomainontaa mm. Googlelta ja Facebookilta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. Katso tarkemmin kohta Evästeet.
Poisto-oikeusJos koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
ValitusoikeusSinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.